Assistante de Direction

Nous recrutons pour le siège de l’Adapei 77 une assistante de Direction

Votre rôle majeur consiste à assister l’ensemble de la direction générale dans leurs tâches quotidiennes de gestion administrative et d’organisation. Sous la responsabilité du Président et du Directeur général, vous aurez pour missions de :

Activités de secrétariat

• Gérer l’accueil physique, les appels et les transferts,
• Gérer l’agenda du Directeur général et les rendez-vous de la direction,
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, et mettre en forme les documents,
• Scanner, classer et archiver les documents,
• Alimenter les bases de données et les enquêtes.

Activités d’assistanat 

• Prendre en charge l’élaboration des dossiers qui vous sont confiés et en assurer le suivi,
• Réaliser des travaux administratifs, de recherche et de préparation nécessaires à la conception de documents,
• Proposer et réaliser des outils de reporting et de communication,
• Traiter, consolider et transmettre des données statistiques ou d’études,
• Assurer la mise sous plis et la préparation des salles lors des formations intra et des réunions.
• Suivre des tableaux de bord et alerter la direction

Activités de gestion

• Gérer les commandes de votre périmètre (matériels de bureau)
• Gérer les adhésions et les dons
• Prendre en charge la logistique nécessaire à la réalisation de certains dossiers et en assurer le suivi : sinistres assurances, gestion des cartes essences, organisations de réunions, de rendez-vous, de déplacements, réservations, …

Communication institutionnelle

• Respecter les procédures et la confidentialité des informations gérées,
• Assurer la circulation de l’information,
• Transmettre face à des situations anormales, les informations nécessaires à votre responsable,
• Proposer des aménagements de procédures ou de règles de gestion qui vous semblent nécessaires pour améliorer la performance de l’activité de votre périmètre.